Im Bereich der Digitalisierung vergisst man oft das Offensichtliche. Die Basis für den Fortschritt ist die Kommunikation zwischen Menschen. Ein Mensch alleine könnte keine komplexen Maschinen bauen oder große Projekt umsetzen, weil hierzu einfach oft das Wissen fehlt. Der Bedarf an Kommunikation im täglichen Alltag ist enorm. Es ist aber nicht immer einfach, Kollegen, Kunden, Lieferanten oder Partner zu erreichen.
Wir haben bei einem Unternehmen die Anrufe in der Zentrale über einen längeren Zeitraum Protokolliert. Das Ergebnis sah wie folgt aus:
– 75% der Anrufer waren Mitarbeiter des selben Unternehmen, welche die Kontaktdaten von Kollegen, Lieferanten, Kunden oder Projektpartner nicht gespeichert hatten und diese Anfragen oder sich weiterverbinden ließen.
– 25% der Anrufer waren (potentielle) Kunden oder (potentielle) Lieferanten, deren Anrufe erst nach freiwerden der Leitung nach einer entsprechenden Wartezeit angenommen wurden
In dieser Zentrale waren zwei Personen beschäftigt – das Unternehmen hatte ca. 200 Mitarbeiter.
Nach einem Optimierungsschritt fielen 95% der Anrufe von Mitarbeitern weg, Anfragen von (potentiellen) Kunden konnten sofort oder nach einer stark verkürzten Wartezeit beantwortet werden.
Die Zeit, die Mitarbeiter warten mussten, bis das weiterverbinden abgeschlossen war wurde somit ebenso eingespart.
Die Einsparung in Summe Betrug über 5000 Personenstunden!
Hierbei wurde kein Aufwand für die Suche von gewünschten Kontakten berücksichtig, welcher Aufwände bei Einzelpersonen erheblich reduzierte.
Die Einsparung wurde durch den Einsatz verschiedener Software-Tools realisiert. Da wir im Bereich der Digitalisierung unterschiedliche Anforderungen vorfinden, hier eine Auflistung einiger eingesetzter Softwarelösungen:
- Miradore – Das Mobile Device Management System von Miradore bietet die Möglichkeit Kontakte mittels CSV hoch zu laden und diese an Android Endgeräte zu verteilen. Werden neue Kontakte der Liste hinzugefügt und in das MDM hochgeladen, werden diese auch auf die Endgeräte verteilt. Entfernte Kontakte werden automatisch auch von den Entgeräte entfernt. Änderungen werden natülich auch übernommen. Es können auch mehrere Kontaktlisten (Mitarbeiter, Projektpartner, Kunden, Lieferanten) geführt werden. Idealerweise stammen die aus div. Systemen (Lohnbuchhaltung, Kundendatenbank, Lieferantendatenbank, …)
https://miradore.com - Gangl.de – Produkt Contact Import Text Agent. Diese Software erlaubt es Kontakte aus einer Text Datei in das Adressbuch eines Exchange Servers (auch Office365) zu importieren. In unserem Anwendungsfall wurden die Postfäscher wieder mit dem MDM von Miradore auf mobile Endgeräte verteilt
https://www.gangl.de/product/contactimporttext-agent.html - Nutzung eines CardDav Servers (wie NextCloud) und der Funktion diese in iOS (auch mittels MDM) zu importieren. Auf Android kannd die kostenpflichtige App (Davx5 – https://www.davx5.com/) verwendet werden. Bei unseren Kunden haben wir bei der Verteilung der App sowie bei der Verteilung des Accounts auf iOS eine MDM Lösung eingesetzt
Kommunikation ist wichtig für jedes erfolgreiche Unternehmen. Man benötigt nicht nur das Kommunikationsmedium sondern zu allererst den Kontakt.
Oder wie wir hier in Österreich sagen:
„Durchs Reden kommen d’Leut zam“